בין אם אתם מכינים מצגת לאולם ועידה מלא או לחדר ישיבות קטן, יצירת מצגת יעילה ואינפורמטיבית יכולה להיות בהחלט מאיימת. עם זאת, עם כלים פשוטים ניתן ליצור רושם מתמשך עם מצגת איכותית ומרשימה שתשרת אתכם בבטחה ותצלח את המשימה.
כדי להתחיל, קודם כל תבואו עם מטרה בראש. בין אם אתם מוכרים מוצר, שירות, מציגים את החברה שלכם, מציגים את המחקרים האחרונים, פגישה חשובה עם לקוחות פוטנציאלים או כל מטרה אחרת - כדאי שתענו על כל מיני סוגי שאלות שיבואו ממכם תוך חשיבה והצפת המידע הרלוונטי למצגת.
התחילו לשפוך את הרעיונות שלכם על הנייר. רצוי לכתוב על לוח ציור או דף כשיש מטרה ברורה בראש ללא הסחת הדעת לכל הקשור לעיצוב, עם מינימום משאבים טכנולוגים והסיפור שלכם יישאר ממוקד בנושא הרלוונטי ויהיה בהישג יד.
מומלץ לעשות סיעור מוחות, לבד או בצוות, לשמוע רעיונות ולעלות אפשרויות על הכתב, תוך התקדמות לוגית שיש לה התחלה וסיום תגבשו נרטיב שיספר את סיפור המצגת שלכם.
כשמדובר במצגות שמציגים חובה להראות אלמנטים ויזואלים וחשוב לדעת לספר את הסיפור. הקהל שלכם יהיה משועמם אם תעבירו מצגת פאוור פוינט של למעלה מ-25 שקפים שכוללים רק טקסט ובולטים. אתם זקוקים לתמונות, אייקונים ואינפוגרפיקה שתומכות את השקפים ומחזקת את הסיפור או הנתונים המוצגים במצגת.
כשמדובר בעיצוב, אל תנסו לעשות יותר מדי בבת אחת. לא כל שקופית של המצגת צריכה להיות ערבוביה של תרשימים, גרפים, תמונות וטקסט, מספיק לשלב פסקה או שתיים בשילוב תמונה רלוונטית או אייקונים, מעט נקודות חשובות בכל שקף. ודאו שהתוכן בכל שקף מתכתב ישירות עם הנושא, בהקשר ובסדר הנכון. שימרו על דברים פשוטים וקלים להבנה.
הקפידו לשמור עיצוב פשוט ושאתם מודעים לכמות הקליקים שעליכם לבצע בכל שקף עד שכל האלמנטים הויזואלים ויתר התכנים הכלולים בשקופיות שלכם יהיו גלויים לקהל. ניתן לטפל בקלות במקטעים מעברים והנפשות. זכרו, באפשרותכם לכלול הערות נוספות בתוך המצגת שרק אתם יכולים לראות במהלך ההצגה.
כפי שאתם עשויים לדמיין, יצירת מצגת שרק מעבירים אותה בפעם הראשונה ביום הכנס או הפגישה הוא מתכון אסון. הקפדו לתרגל את המצגת שלכם מספר פעמים בפרטיות ולפני קבוצה קטנה של חברים, משפחה או עמיתים. זה יכין אתכם נפשית, יתן לכם ביטחון ויאפשר לכם גם לזהות את כל הבעיות במצגת אולי לפני היום הגדול.